當許多企業投資於內容管理或文件管理系統，提供人員存取文件的儲藏庫，甚至可以協同作業。然而，ECM系統並不能將資訊依據規則或狀態送至人員手上，通常也缺乏可靠性，例如某人員不能在限定的時間內存取、編輯或簽核一份文件，ECM系統將不會發送通知給流程擁有者知道工作尚未完成。
許多 Ultimus 的客戶使用 BPM 系統來連結他們的既有文件管理系統或ECM 來直接把資訊連到特定的流程，並加入 time-bound 矩陣來完成工作，同時依照事先定義好的規則與事件狀態把資訊流向到特定的人員。
Ultimus能夠緊密與 許多文件管理與 ECM應用軟體結合，包括 Documentum、 Hummingbird、 SharePoint 與其他系統等。
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